اساسنامه انجمن عکاسی میراث فرهنگی بازگشت

فصل اول - کلیات و اهداف:

ماده ۱: نام سازمان مردم نهاد مورد نظر انجمن عکاسان میراث فرهنگی است که در این اساسنامه به لحاظ رعایت اختصار"انجمن" نامیده میشود.
ماده ۲: نوع فعالیت:کلیه فعالیتهای انجمن غیر سیاسی، غیر انتفاعی، و غیر دولتی بوده و در موضوع گردشگری با رعایت کامل قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران و این اساسنامه فعالیت خواهد نمود.
ماده ۳: محدوده فعالیت انجمن در سطح ملی است.
ماده ۴: محل: مرکز اصلی انجمن در استان: تهران- شهرستان تهران به نشانی: خیابان ایرانشهر خیابان نوشهر پ ۱۵ طبقه چهارم  واحد ۸ (خانه شماره ۲ هنرمندان ایران) واقع است و در صورت لزوم میتواند پس از کسب مجوز از مرجع صدور پروانه برابر مقررات در سایر نقاط داخل یا خارج کشور شعبه یا دفتر نمایندگی ایجاد نماید. 
ماده ۵: تابعیت: انجمن تابعیت جمهوری اسلامی ایران را دارد و کلیه اعضای آن التزام خود را به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران اعلام می‌دارد.
ماده ۶: مدت فعالیت انجمن از تاریخ تاسیس به مدت نامحدود می‌باشد.
ماده ۷: دارایی اولیه انجمن اعم از منقول و غیرمنقول مبلغ ۱/۰۰۰/۰۰۰ ریال می‌باشد که از سوی هیأت موسس تماما پرداخت شده و در اختیار انجمن قرار گرفته است.
ماده ۸: هیات موسس انجمن اشخاصی هستند که برای تهیه مقدمات تشکیل قیام نموده اند و بعد از تاسیس تحت عنوان موسس مسوولیتی نخواهند داشت.
ماده ۹: اهداف انجمن عبارتند از:

الف: کلیات:

ترویج و اعتلای عکاسی میراث فرهنگی و تبیین نقش آن در حفظ میراث فرهنگی و توسعه گردشگری کشور.

ب: روش اجرای هدف

  1. تلاش برای کارآمدی عکاسی در دفاع از میراث فرهنگی کشور و توسعه صنعت گردشگری 
  2. تبیین جایگاه عکاسی میراث فرهنگی و گردشگری در کشور
  3. کوشش در جهت ارتقای آگاهی های جامعه نسبت به نقش، مزیت و توانایی های عکاسی از میراث فرهنگی و گردشگری کشور
  4. تعامل با سازمانها، انجمنها وتشکلهای میراث فرهنگی و گردشگری کشور
  5. ایجاد ارتباط و هماهنگی و همکاری میان اعضای انجمن
  6. افزایش دانش و اطلاعات اعضای انجمن در راستای حوزه عکاسی میراث فرهنگی و گردشگری از طریق برقراری ارتباط با مراکز علمی و حرفه ای داخل و خارج کشور
  7. بررسی مشکلات عکاسی میراث فرهنگی و گردشگری کشور و ارائه نظرات وطرح های اصلاحی و مشاوره ای در راستای بر طرف ساختن آنها به دستگاه های ذیربط
  8. همکاری با رسانه ها، نشریه ها وبانکهای اطلاعاتی تخصصی داخل و خارج کشور
  9. معرفی توانمندی های تخصصی عکاسی درعرصه میراث فرهنگی و گردشگری به منظور همکاری متقابل بین انجمن و مراکز مختلف
  10. حمایت و پشتیبانی از اجرای پروژه های مرتبط با اهداف فعالیت های انجمن
  11. چاپ بروشور تشکیل بانکهای اطلاعاتی، اطلاع رسانی، اینترنتی و راه اندازی سایت اینترنتی (پایگاه اطلاع رسانی)
  12. برگزاری نمایشگاه ها،جشنواره ها، مسابقات داخلی، همایش ها، سمپوزیم ها و نشست های تخصصی داخلی و خارجی در حوزه فعالیت های انجمن و حوزه عکاسی
  13. اجرای پروژه های مشترک با وزارتخانه ها، سازمان ها و مراکز دولتی و خصوصی در راستای اهداف انجمن
  14. شناسایی استعدادها و تجلیل از فعالان و پیشکسوتان فعال در حوزه فعالیتهای انجمن
  15. شرکت در همایش ها، جشنواره ها و نمایشگاه های ملی، منطقه ای و بین المللی.
  16. برگزاری کلاس های آموزشی و تورهای عکاسی داخلی و خارجی پس از اخذ مجوز از مراجع ذیصلاح
  17. حفظ و حمایت و تشکیل بانک اطلاعاتی از آثار و دستاوردهای تاریخ عکاسی ایران
  18. ایجاد کتابخانه های تصویری در حوزه ایرانشناسی در داخل و خارج از کشور(کتابخانه تصویری حاوی کتاب هایی است که عکس های کتابهای حوزه ایرانشناسی آن بیشترین مطالب کتاب را تشکیل دهد تا مراجعه کنندگان با تورق صفحات غیر از سفری مجازی به فکر سفر واقعی به نقاط مختلف ایران بیافتد)

چنانچه اجرایی نمودن مواردی از اهداف نیازمند کسب مجوز از مراجع خاص باشد اقدام پس ازکسب مجوز صورت می گیرد.

ماده ۱۰: شرایط عضویت:

  1. پذیرفتن اساسنامه
  2. پرداختن حق عضویت به میزانی كه هیئت مدیره در هر سال مقرر می‏‌كند
  3. آشنایی با حرفه عكاسی در حوزه میراث فرهنگی و گردشگری
  4. التزام به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران
  5. موافقت هیات مدیره

انواع عضویت:

رسمی پیوسته: عبارت است از کلیه افرادی که دارای شرایط عضویت هستند. ایشان دارای حق رای و کاندیداتوری بوده و دارای شرایط ذیل می باشند:

  1. حداقل سن ۳۰ سال
  2. داشتن معرفی نامه از ۲ عضو رسمی پیوسته
  3. ارسال ۲۰ قطعه عكسی كه در كتاب، كارت پستال، پوستر، كاتالوگ و... به طبع رسیده شده باشد.

رسمی وابسته: افرادی که می توانند در پیشبرد اهداف مثمر ثمر واقع شوند صرفا دارای حق رای و پس از تبدیل وضعیت به عضویت رسمی پیوسته حق کاندیداتوری خواهند داشت و دارای شرایط ذیل می باشند:

  1. حداقل سن ۱۵ سال تمام
  2. ارسال ۲۰ قطعه عكسی كه مرتبط با حوزه میراث فرهنگی و گردشگری باشد.

عضویت افتخاری: افرادی که عضویت رسمی ندارند ولیکن می توانند در پیشبرد اهداف مثمر ثمر واقع شوند ایشان فاقد حق رای و کاندیداتوری هستند و شامل سایر هنرمندان، عکاسان و علاقه مندان می باشد که خدمات برجسته ای به ارتقای سطح عکاسی میراث فرهنگی و گردشگری کشور انجام داده اند که با دعوت هیأت مدیره به عضویت انجمن پذیرفته می شوند.

تبصره: خاتمه عضویت بنا به درخواست فرد یا سلب یكی از شرایط عمومی و اختصاصی عضویت با درخواست اكثریت هیأت مدیره است. 

فصل دوم - ساختار:

ماده ۱۱: ارکان انجمن عبارتند از: ۱- مجمع عمومی ۲- هیأت مدیره ۳- مدیر عامل ۴- بازرس
ماده ۱۲: مجمع عمومی مؤسس همان هیأت مؤسس بوده و وظایف ذیل را داراست:
      ۱. انجام اقدامات اولیه برای تاسیس
      ۲. تهیه طرح اساسنامه و تصویب آن
      ۳. انتخاب اولین مدیران و بازرسان انجمن
تبصره: اکثریت لازم جهت تشکیل مجمع عمومی مؤسس در بار اول با حضور نصف به علاوه یک اعضا بوده و در صورت عدم حد نصاب اکثریت لازم، در بار دوم با حضور یک سوم آرا حاضرین با تایید مرجع صدور پروانه و دستگاه تخصصی اتخاذ و رسمی میشود.
ماده ۱۳: مجمع عمومی عادی: مجمع عمومی متشکل از کلیه اعضا می باشد و عالیترین مرجع تصمیم گیری است که به صورت عادی یا فوق العاده تشکیل می گردد.
ماده ۱۴: مجمع عمومی عادی سالانه در دی ماه تشکیل خواهد شد. جلسه با حضور نصف به علاوه یک اعضا در بار اول رسمیت یافته و با حضور هر تعداد از اعضا در بار دوم تشکیل و رسمی خواهد بود.
تبصره ۱: اکثریت لازم جهت اتخاذ تصمیم مجمع عمومی عادی نصف به علاوه یک آرای حاضرین در جلسه رسمی مجمع می باشد مگر در خصوص انتخاب مدیران یا بازرسان که با رای اکثریت نسبی خواهد بود. در صورتی که در دعوت نخست، اکثریت حاصل نشد، جلسه دوم به فاصله حداقل ۱۰ (ده) روز تشکیل و باهر تعداد از اعضای حاضر، جلسه رسمیت خواهد یافت.
تبصره ۲: مجمع عمومی عادی ممکن است به صورت فوق العاده در هر زمان به تقاضای هیئت مدیره یا بازرس(ها) یا به درخواست یک پنجم اعضا- در صورتی که هیأت  مدیره یا بازرس ظرف مدت ۲۰ روز به درخواست اعضا مبنی بر برگزاری مجمع عمومی عمل ننماید- تشکیل میگردد.
تبصره ۳:دعوت برای برگزاری مجامع عمومی(عادی، عادی به طور فوق العاده و فوق العاده) از طریق ارسال دعوتنامه کتبی با پست سفارشی، فکس و یا ارسال پیامک حداقل ۱۰ روز و حداکثر ۴۰ روز قبل از برگزاری مجمع صورت می پذیرد.
تبصره ۴: روزنامه کثیرالانتشار برای درج آگهی‌ها روزنامه اطلاعات می‌باشد.
ماده ۱۵: وظایف مجمع عمومی عادی:

  1. انتخاب اعضای هیأت مدیره و بازرسان (اصلی و علی البدل)
  2. استماع و رسیدگی به گزارش هیأت مدیره و بازرس(ها)
  3. تعیین خط مشی کلی انجمن
  4. بررسی و تصویب یا رد پیشنهادهای هیأت مدیره
  5. تصویب ترازنامه و بودجه انجمن
  6. تعیین روزنامه کثیرالانتشار جهت درج آگهی‌ها و دعوتنامه‌ها
  7. عزل اعضای هیأت مدیره و بازرسان
  8. تعیین حق عضویت
  9. تصویب انتشار نشریه

ماده ۱۶: مجمع عمومی فوق العاده
مجمع عمومی فوق العاده با شرایط زیر تشکیل خواهد شد:
۱- با درخواست اکثریت اعضای هیأت مدیره یا بازرس 
۲- با درخواست یک پنجم اعضا در صورتیکه هیأت مدیره یا بازرس ظرف مدت ۲۰ روز به درخواست اعضا مبنی بر برگزاری مجمع عمومی عمل ننماید.
تبصره ۱- اکثریت لازم جهت تشکیل مجمع عمومی فوق العاده بار اول همان شرایط مجمع عمومی عادی می باشد و در بار دوم با حضور بیش از یک سوم اعضا که حق رای دارند تشکیل می گردد.
تبصره ۲- تصمیمات مجمع عمومی فوق العاده با آرای دو سوم اعضای حاضر درجلسه معتبر خواهد بود.
ماده ۱۷: وظایف مجمع عمومی فوق العاده:

  1. تصویب تغییرات اساسنامه
  2. بررسی و تصویب یا رد انحلال
  3. تغییر در میزان سرمایه
  4. انحلال قبل از موعد
  5. هرگونه تغییر در ماهیت

ماده ۱۸: مجامع عمومی توسط هیأت رییسه ای مرکب از یک رییس، یک منشی و دو ناظر اداره میشوند.
تبصره ۱: اعضای هیأت رییسه نباید از بین کاندیداهای هیأت مدیره و بازرسان باشند و با اعلام قبولی نامزدی خود در مجمع عمومی انتخاب خواهند شد.
تبصره ۲: رییس هیأت مدیره، رییس هیأت رییسه مجمع عمومی خواهد بود مگر اینکه موضوع عزل یا انتخاب هیأت مدیره باشد.
تبصره ۳: مجامع عمومی عادی، عادی فوق العاده با نظارت وزارت کشور برگزار می شود.
ماده ۱۹: هیأت مدیره:
انجمن دارای هیأت مدیرهای مرکب از ۵ نفر عضو اصلی و ۲ نفر عضو علی البدل خواهد بود.
تبصره ۱: جلسات هیأت مدیره با حضور بیش از نصف اعضا رسمیت یافته و تصمیمات متخذه با اکثریت آرا حاضرین معتبر خواهد بود.
تبصره۲: شرکت اعضای هیأت مدیره در جلسات ضروریست وغیبت هر یک از اعضا بدون عذر موجه و بدون اطلاع قبلی تا ۲ جلسه متوالی یا ۵ جلسه متناوب در طول سال در حکم استعفای عضو غایب خواهد بود.
تبصره ۳: دعوت از اعضای هیأت مدیره می بایست حداقل ۲ روز قبل از تشکیل جلسه به صورت قانونی انجام پذیرد.
ماده ۲۰: در صورت استعفا یا فوت یا سلب شرایط از هر یک از اعضای هیأت مدیزه یا بازرس عضو علی البدل برای مدت باقی مانده هیأت مدیره یا بازرسی به جای عضو اصلی انجام وظیفه خواهد نمود.
در صورتی که تعداد هیأت مدیره یا بازرسی به هر دلیل کمتر از تعداد اعضاء اصلی شود و ورود اعضای علی البدل نیز موجب تکمیل آن نشود انتخابات مجدد مجمع عمومی حسب مورد به صورت عادی یا به صورت فوق العاده در مهلت قانونی جهت تکمیل تعداد باقیمانده اعضا برگزار خواهد گردید.
ماده ۲۱: هیأت مدیره علاوه بر جلساتی که به طور مرتب و حداقل ماهی ۱ بار تشکیل میگردد بنا به ضرورت با دعوت کتبی یا تلفنی رییس یا نایب رییس تشکیل جلسه فوق العاده خواهد داد.
تبصره: نحوه تشکیل جلسه فوق العاده به موجب آیین نامه داخلی است که به تصویب هیأت مدیره خواهد رسید.
ماده ۲۲: اعضای هیأت مدیره در اولین جلسه ای که بعد از انتخاب شدن تشکیل می دهند از بین خود یک نفر رییس و یک نفر نایب رییس و یک نفر خزانه دار انتخاب خواهند نمود، حدود اختیارات آنها را اساسنامه یا آیین نامه هایی که به تصویب مجمع عمومی اعضاء خواهد رسید مشخص می نماید.
تبصره ۱: هیأت مدیره موظف است پس از تعیین سمت ها، حداکثر تا یک هفته از بین خود یا خارج یک نفر را به سمت مدیرعامل انتخاب نموده و حدود اختیارات و مدت تصدی و حق الزحمه او را تعیین کند.
تبصره ۲: مدیرعامل نمی تواند در عین حال رییس هیأت مدیره باشد مگر با تصویب سه چهارم اعضای مجمع عمومی.
تبصره ۳: هیأت مدیره در هر موقع می تواند افراد فوق الذکر را از سمت های مذکور عزل کند.
تبصره ۴: هیأت مدیره در صورت لزوم میتواند سمت های دیگری برای سایر اعضا هیأت مدیره تعریف نماید.
ماده ۲۳: هیأت مدیره برای مدت ۲ سال انتخاب خواهند شد.  انتخاب مجدد اعضا هیأت مدیره برای دوره های بعدی بلامانع است.
ماده۲۴: هیأت مدیره نماینده قانونی انجمن بوده و وظایف و اختیارات آن در چارچوب اساسنامه به شرح ذیل میباشد:
حفظ و حراست اموال منقول و غیرمنقول، رسیدگی به حساب ها، پرداخت دیون و وصول مطالبات،  اجرای مصوبات مجامع عمومی، افتتاح حساب در بانکها طی انجام تشریفات قانونی، تعقیب جریانات قضایی و اداری وثبتی در کلیه مراحل قانونی در محاکم، تعیین حکم و تعیین وکیل و عزل آن، قطع و فصل دعاوی از طریق سازش (مصالحه) و در صورت اقتضاء، تفویض و واگذاری تمام یا قسمتی از اختیارات خود به هر شخص دیگر اعم از حقوقی یا حقیقی با حق توکیل و سایر وظایفی که بر اساس اساسنامه به هیأت مدیره واگذار گردیده. به طور کلی هیأت مدیره می تواند هر اقدام و معامله ای را که ضروری بداند در مورد نقل و انتقال اموال منقول که مستلزم تصویب مجمع عمومی میباشد پس از تصویب مجمع عمومی می باشد پس ازتصویب مجمع به نام انجمن انجام دهد.
همچنین هیأت مدیره موظف است ۳ ماه قبل از پایان تصدی خود، از مجمع عمومی عادی به منظور انتخابات هیأت مدیره و بازرس جدید دعوت نماید. هیأت مدیره قبل از درج آگهی در روزنامه کثیرالانتشار باید دستور کار مجمع عمومی، زمان و مکان برگزاری و فهرست اسامی اعضا را به تأیید مرجع صدور پروانه برساند و حداقل ۴۰ روز قبل از پایان تصدی خود نتیجه انتخابات را به مرجع صدور پروانه اعلام نماید.
تبصره ۱: جز درباره موضوعاتی که به موجب مفاد این اساسنامه اخذ تصمیم و اقدام درباره آنها در صلاحیت خاص مجمع عمومی اعضا است، هیأت مدیره کلیه اختیارات لازم برای اداره امور مشروط به رعایت حدود اهداف و اساسنامه را دارا میباشد.
تبصره ۲ : هیأت مدیره پس از تصویب میتواند در انجام معاملات و یا پرداخت هزینه های جاری انجمن تا مبلغ ۱/۰۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال بدون تصویب مجمع عمومی رأساً اقدام نماید.
ماده ۲۵: انجمن دارای یک نفر بازرس اصلی و ۱ نفر بازرس علی البدل می باشد که در مجمع عمومی عادی با رأی کتبی و برای مدت یک سال انتخاب میگردند. انتخاب مجدد بازرسان بلامانع است.
ماده ۲۶: اشخاص ذیل نمی توانند بعنوان بازرس انتخاب شوند.

  1. کسانی که به علت ارتکاب جرم و به موجب حکم قطعی دادگاه از حقوق اجتماعی کلاً و یا بعضاً محروم شده باشند.
  2. مدیران و مدیرعامل انجمن.
  3. اقربای سببی و نسبی مدیران و مدیرعامل تا درجه سوم از طبقه اول و دوم.
  4. همسر اشخاص مذکور در بند ۲ .

ماده ۲۷: وظایف بازرس به شرح ذیل است:

  1. بررسی کلیه اسناد و اوراق مالی و تهیه گزارش برای مجمع عمومی.
  2. مطالعه گزارش سالانه هیأت مدیره اعم از مالی و غیر مالی و تهیه گزارش عملکرد برای اطلاع مجمع عمومی.
  3. گزارش هرگونه تخلف هیأت مدیره از مفاد اساسنامه به مجمع عمومی.
  4. اظهار نظر کتبی درباره صحت صورت دارایی، عملکرد و مطالب و اطلاعاتی که  هیأت مدیره و مدیران در اختیار مجمع عمومی گذاشته اند.
  5. سایر وظایفی که اساسنامه و قوانین و مقررات موضوعه به عهده بازرس قرار داده است.

تبصره: بازرس میتواند بدون داشتن حق رای در جلسات هیأت مدیره شرکت نماید.
ماده ۲۸: بازرس می تواند در هر موقع هرگونه رسیدگی و بازرسی را در مورد عملیات انجمن انجام داده و اسناد و مدارک و اطلاعات مربوطه را مطالبه کرده و مورد رسیدگی قرار دهد و در صورت لزوم تقاضای تشکیل جلسه فوق العاده مجمع عمومی را بنماید.
ماده ۲۹: هیأت مدیره، مدیر عامل و بازرسان تا زمانی که جانشین آنها از سوی مجمع عمومی انتخاب نشده اند در مسئولیت خود باقی خواهند بود.
ماده۳۰: مدیرعامل بالاترین مقام اجرایی انجمن است و در حدود اختیاراتی که از طرف هیأت مدیره و اساسنامه به وی تفویض می گردد نماینده محسوب شده و از طرف انجمن حق امضا دارد.
تبصره ۱: عزل مدیرعامل از اختیارات هیأت مدیره می باشد که باید مستند و مدلل باشد.
تبصره ۲: دوره تصدی مدیرعامل از مدت مسئولیت هیأت مدیره بیشتر نخواهد بود ولیکن انتخاب مجدد او طبق مقررات این اساسنامه بلامانع می باشد. مدیرعامل در صورت انقضا مدت تصدی موظف است تا تعیین جانشین، وظایف محوله را انجام دهد.
تبصره ۳: کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور با امضای مدیرعامل و خزانه دار و در غیاب خزانه دار با امضای رییس هیأت مدیره و با مهر انجمن معتبر خواهد بود.
ماده ۳۱: مدیرعامل مجری مصوبات مجمع عمومی و هیأت مدیره بوده و دارای اختیارات و مسئولیت های ذیل می باشد:

  1. نمایندگی قانونی در مراجع رسمی و نهادها و در برابر اشخاص حقیقی و حقوقی.
  2. استخدام و عزل و نصب کارکنان در حدود ضوابط و مصوبات و با تصویب هیأت مدیره.
  3. نگهداری دارایی، اموال، حسابها، اسناد و دفاتر مؤسسه.
  4. اعمال اختیاراتی که به صورت موردی یا مقطعی از جانب هیأت مدیره به وی تفویض شده باشد.
  5. ارائه پیشنهادهای لازم در زمینه گسترش، بهبود و هماهنگی در فعالیتهای انجمن به هیأت مدیره جهت ارائه به مجمع عمومی.
  6. تهیه پیش نویس ترازنامه، بودجه، خط مشی و گزارش سالیانه جهت بررسی هیأت مدیره و ارسال به مجمع عمومی.
  7. تهیه پیش نویس آیین نامه های مورد لزوم جهت طرح و تصمیم گیری در هیأت مدیره.
  8. نظارت و ایجاد هماهنگی در فعالیت شعب، نمایندگی ها و دفاتر پس از طی مراحل قانونی.
  9. پیشنهاد برگزاری جلسه مجمع عمومی فوق العاده با ذکر علل موجه برای تصویب به هیأت مدیره.
  10. انجام سایر وظایف و اختیاراتی که طبق اساسنامه و قوانین و مقررات مربوطه به مدیرعامل محول شده یا بشود.

ماده ۳۲: حقوق و مزایای مدیرعامل بوسیله هیأت مدیره تعیین میشود.

فصل سوم - بودجه و مواد متفرقه:

ماده ۳۳: بودجه انجمن ازطرق زیر تامین می شود.

  1. هدیه، اعانه و هبه اشخاص حقیقی و حقوقی اعم از داخلی و خارجی و دولتی و غیر دولتی
  2. وقف و حبس
  3. وجوه حاصل از فعالیت های انجام شده در چارچوب موضوع فعالیت، اهداف و اساسنامه سازمان و این آئین نامه.
  4. حق عضویت در سازمان.

ماده ۳۴: انجمن مكلف است درآمد و هزینه‏ها را در دفاتر قانونی ثبت و شرح بیلان آن را همراه با گزارش عملكرد اجرایی حداكثر تا دو ماه پس از پایان هر سال مالی به مرجع صدور پروانه ارایه نماید. چنانچه مرجع مذكور در طول سال حسب مورد درخواست گزارش مالی یا اجرایی نماید انجمن موظف به ارایه آن است.
تبصره ۱ـ هیات مدیره مكلف است نسبت به افتتاح حساب بانكی در یكی از بانك‏های رسمی اقدام نموده و كلیه درآمدهای حاصله سالانه را مطابق اساسنامه صرف اهداف و وظایف نماید و وجوه مازاد بر هزینه‏ها را در همان حساب نگهداری كند.
تبصره ۲ـ سال مالی انجمن منطبق با سال شمسی بوده و همواره به پایان اسفندماه ختم می‏شود به استثناء سال مالی اول كه از بدو تأسیس لغایت اسفندماه همان سال خواهد بود. كلیه مدارك، پرونده‏ها و مكاتبات و در دفتر مركزی انجمن نگهداری می‏‌شود.
تبصره ۳ـ مكاتبات رسمی انجمن با امضای مدیر عامل صورت می‌‏پذیرد.
تبصره ۴ـ مصوبات و صورتجلسات هیأت مدیره در دفاتر مخصوصی به ترتیب تاریخ، ثبت و به امضای اعضای ذیربط خواهد رسید.
ماده ۳۵: هیأت مدیره مكلف است هرگونه تغییر یا اصلاح اساسنامه را به مرجع صادر كننده پروانه فعالیت اعلام نماید و در صورت موافقت مرجع صدور پروانه به تصویب مجمع عمومی رسانده و نتیجه آن را برای انجمن تشریفات اداری ثبت، به مرجع صدور پروانه اعلام نماید.
ماده ۳۶: هیأت مدیره مكلف است تغییرات نشانی اعم از محل، شماره‏های تماس و پست الكترونیكی و دیگر موارد مشابه را به مرجع صادر كننده پروانه فعالیت اعلام نماید.
ماده ۳۷: انجمن دارای سربرگ، مهر و یا آرم مخصوص خواهد بود كه متن آن با تصویب هیأت مدیره و برابر مقررات تهیه خواهد شد. هیأت مدیره مكلف است نمونه سربرگ، مهر و آرم تهیه شده را به مرجع صادر كننده پروانه فعالیت ارسال نماید.
تبصره ـ هیأت مدیره در حفظ و حراست از مهر و آرم مسئولیت قانونی دارد.
ماده ۳۸:  انحلال: در صورت انحلال انجمن مجمع عمومی فوق‏العاده حداقل ۳ نفر را بعنوان هیأت تسویه انتخاب و این هیأت موظف خواهد بود پس از رسیدگی به حسابها و تسویه بدهی‏ها و وصول مطالبات باقیمانده و تعیین دارایی مسلم اعم از منقول و غیرمنقول دارایی انجمن را به تصویب مجمع عمومی فوق‏العاده برساند. هیأت مذكور موظف است نتیجه را به مرجع صادر كننده پروانه فعالیت ارائه نماید.
تبصره۱: مجمع عمومی فوق‏العاده موظف است دارایی سازمان را پس از انحلال كه با نظارت مرجع صدور پروانه به یكی از سازمان‏های مردم نهاد با موضوع فعالیت مشابه تعیین می‏گردد، واگذار نماید.
تبصره ۲ـ تسویه امور مربوط به انجمن بر طبق مفاد اساسنامه و قوانین موضوعه صورت خواهد پذیرفت.
تبصره ۳ـ هیأت تسویه از بین خود یك نفر را بعنوان مدیر تسویه انتخاب می‏نماید.
تبصره ۴ـ مدیر تسویه موظف است یك نسخه از گزارش تسویه را به مرجع صدور پروانه و ثبت شركتها ارائه نماید.
ماده ۳۹: چنانچه فعالیت‏های مندرج در اهداف این اساسنامه نیازمند كسب مجوز خاص از سایر دستگاه‏های دولتی باشد، انجمن موظف است نسبت به كسب مجوز مورد نظر اقدام نماید.
ماده ۴۰: به مواردی كه در این اساسنامه پیش‏بینی نشده است براساس آئین‏نامه ذیربط تأسیس و فعالیت سازمان‏های مردم نهاد و عمومات قانون تجارت عمل خواهد شد.
ماده ۴۱: این اساسنامه مشتمل بر ۳ فصل و ۴۱ ماده و ۳۵ تبصره در نشست مورخ ............................ مجمع عمومی موسس به تصویب رسید.